หน้าที่ของเจ้าหน้าที่ธุรการ กวป.วท.กห.
กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม ได้กำหนดนโยบายในการปฏิบัติงานของแผนกธุรการ กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ซึ่งมีความสอดคล้องกับภารกิจของกองฯ ดังนี้
1. นโยบายการปฏิบัติงาน
กองมีนโยบายที่จะให้บุคลากรทุกคนของศูนย์สามารถปฏิบัติงานด้านเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกคน โดยได้กำหนดแนวทางการปฏิบัติงานด้านเอกสารดังนี้
1) บุคลากรทุกคนของกอง ฯ ต้องสามารถร่างหนังสือราชการ และทำหนังสือโต้ตอบ
หนังสือราชการ ได้อย่างมีคุณภาพ ตามระเบียบงานสารบรรณ
2) บุคลากรทุกคนของกอง ฯ ต้องสามารถจัดทำวาระการประชุม บันทึกการประชุม และ
จัดทำรายงานการประชุม ได้อย่างมีคุณภาพ ตามระเบียบงานสารบรรณ
3) บุคลากรทุกคนของศูนย์ฯ ต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถในการประสานงาน มีมนุษย์
สัมพันธ์ และทัศนคติที่ดีต่อการทำงาน
4) บุคลากรทุกคนของกอง ฯ ต้องเป็นผู้ที่เสียสละ และอุทิศตัวให้กับงาน
5) บุคลากรทุกคนของกอง ฯ ต้องมีจิตสำนึกในการปฏิบัติงานที่มุ่งเน้นคุณภาพและ
มาตรฐานของผลงาน2. นโยบายการรับส่งเอกสารงานธุรการ
นโยบายการรับส่งเอกสารนี้ เป็นนโยบายที่แผนกธุรการต้องดำเนินการ ให้เป็นไปตามนโยบายนี้อย่างเคร่งคัดทุกประการ
1) ลงทะเบียนรับ
1.1) ลงทะเบียนรับหนังสือ และออกเลขที่รับหนังสือตามรหัสของหน่วย
งานภายในที่เกี่ยวข้อง
1.2) อ่านและพิจารณาแยกเรื่องตามประเภทความเร่งด่วน เพื่อนำเสนอ
และดำเนินการ
1.3) เมื่อแฟ้มออกจาก ผู้อำนวยการกองฯ และรองผู้อำนวยการกองฯ แล้ว
ให้ส่งเรื่องด่วนไปยังเจ้าของเรื่องกลุ่มงาน ภายใน 10 นาที หากเป็นเรื่องปกติให้
แจกจ่ายให้เสร็จ ภายใน 1 วัน
2) ส่งหนังสือ
2.1) อ่านและพิจารณาแยกเรื่อง หากเป็นเรื่องด่วนให้แยกแฟ้มเสนอลงนามภายใน 10 นาที และดำเนินการส่งให้ผู้เกี่ยวข้องภายใน 30 นาที หากเป็นเรื่องปกติให้แจกจ่ายให้เสร็จภายในวันเดียวกัน
2.2) เมื่อได้ดำเนินการส่งหนังสือเรียบร้อยแล้ว ต้องประสานงานกับเจ้าของ
เรื่อง (กรณีหนังสือภายในกอง)
2.3) การติดตามเรื่องที่ออกจากกองฯ โดยตรง จะต้องตรวจสอบกับผู้รับปลาย
ทางว่าได้รับหรือไม่ ครบจำนวนหรือไม่ (เช่น จดหมายลงทะเบียน FAX)
2.4) ขั้นตอนการเสนอเรื่องเพื่อดำเนินการในระดับกลุ่มงาน
- เมื่อเรื่องออกจากผู้อำนวยการกองฯ และรองผู้อำนวยการกองฯ แล้ว ธุรการของกองฯ นำส่งเอกสารให้เจ้าของเรื่องของกลุ่มงานดำเนินการ
- เจ้าของเรื่องกลุ่มงาน เซ็นชื่อรับและพิจารณาดำเนินการ
3) การประสานงาน
3.1) การเดินทางไปราชการ
• ธุรการกองฯ ดำเนินการตอบรับการลงทะเบียนเข้าร่วมสัมมนา
• แจ้งและมอบเอกสารให้แก่ผู้ที่ได้รับมอบหมายเข้าสัมมนาทราบ และให้ดำเนินการดังนี้
1) ทำหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ (เว้น)
2) ทำเรื่องยืมเงินไปราชการ
3) จองที่พัก
4) ทำรายงานการเดินทาง (เว้น)
5) ทำรายงานผลการอบรมและสัมมนา (เว้น)
4) การเวียนแจ้งเรื่องเพื่อทราบและเรื่องประชาสัมพันธ์
4.1 ทำการเวียนแจ้งผ่านทาง mail
4.2 เรื่องด่วนให้แจ้งทราบภายใน 1 ชั่วโมง
4.3 เรื่องทั่วไปให้แจ้งให้ทราบภายใน 1 วัน
4.4 ติดตามผลและรายงานผู้บังคับบัญชา
4.5 รายงานผลให้แก่เจ้าของเรื่องถึงความก้าวหน้าของงาน
5) การจัดเก็บและการค้นหาเอกสาร
5.1 จัดเก็บโดยเอกสารต้นฉบับจัดเก็บที่หน่วยธุรการของกองฯ และสำเนา
ส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยมีการแยกจัดเก็บตามหมวดหมู่ดังนี้
5.1.1 หนังสือรับภายใน
1) หนังสือบันทึกข้อความ
2) เอกสารการประชาสัมพันธ์
3) เรื่องเกี่ยวกับการเงิน
4) เรื่องเกี่ยวกับพัสดุ5.1.2 หนังสือรับภายนอก
1) หนังสือที่รับจากหน่วยงานใน กห.
2) หนังสือที่รับจากหน่วยงานนอก กห.
3) หนังสือประชาสัมพันธ์การฝึกอบรมและสัมมนา
4) หนังสือที่รับเข้าเกี่ยวกับงานการวิจัย /โครงการวิจัย
5) เรื่องเกี่ยวกับการเงิน
6) เรื่องเกี่ยวกับพัสดุ
5.1.3 หนังสือส่งออกภายใน
5.1.4 หนังสือส่งออกภายนอก
5.1.5 ขออนุมัติต่าง ๆ
5.1.6 ขออนุมัติเดินทางไปราชการ
5.1.7 คำสั่งกรมฯ/กระทรวง/กองฯ
5.1.8 ระเบียบ ประกาศ
5.1.9 โครงการตามแผนปฏิบัติการ
5.2 การค้นหาหนังสือ
- กรณีเรื่องเร่งด่วน ค้นหาหนังสือตามคำร้องขอภายใน 5 นาที
- กรณีเรื่องปกติ ค้นหาหนังสือตามคำร้องขอภายใน 10 นาที
6) การติดตามเรื่อง
6.1 เรื่องรับเข้ามาต้องดำเนินการติดตามความก้าวหน้า และความสำเร็จของ
งานเพื่อแจ้งผลการดำเนินงานให้กับต้นเรื่องเดิมรับทราบ
6.2 เรื่องส่งออกต้องดำเนินการติดตามผลการส่งเอกสารว่าถึงผู้รับปลายทาง
หรือไม่ และติดตามความก้าวหน้า และความสำเร็จของงาน เพื่อแจ้งผล
การดำเนินงานให้กับต้นเรื่องเดิมรับทราบ
6.3 การประสานงานทางโทรศัพท์ และผู้ที่เข้ามาติดต่อประสานงานโดยตรง
1. เมื่อได้รับการประสานงานจากโทรศัพท์ ให้รีบประสานงานกับ
ผู้เกี่ยวข้องทันที โดยการแจ้งผ่านโทรศัพท์ภายใน และโทรศัพท์มือถือของผู้เกี่ยวข้อง
2. แจ้งผลให้แก่เจ้าของเรื่องที่มาประสานให้ทราบ
3. ติดต่อประสานงานให้เรื่องดังกล่าวให้แล้วเสร็จการกำหนดหมวดหมู่เลขรหัส ของกองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ
แผนกธุรการ กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ได้แบ่งเลขรหัสของแฟ้มแต่ละกลุ่มงาน/แผนก เพื่อเป็นระบบ และกลไกลในการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพในการบริหารงานธุรการ ดังนี้
1. กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม ที่ กห 0215 / เลขลำดับออกหนังสือ
2. กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ที่ กห 0215. 3 / เลขลำดับออกหนังสือ
3. กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ที่ (ฉบับ กวป.ฯ เลขรับของหนังสือเข้า / ปีที่ออกหนังสือ)
คำอธิบาย
1. ทุกกอง จะมีทะเบียนคุมเลขรหัสหนังสือ เช่น ที่ กห 0215.3 / ออกเลขตามลำดับ และ ที่ (ฉบับ กวป.ฯ เลขรับ 19 / 53)
2. กรณีที่เป็นของกรม ที่ กห 0215 / ตามด้วยเลขที่ของกรม
กห = กระทรวงกลาโหม
เลข = เลขทะเบียนของกรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม
กห 0215. 3 / = กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ
