IP Address ของท่าน : 54.211.219.178

หน้าที่ของเจ้าหน้าที่ธุรการ กวป.วท.กห.


 

กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม ได้กำหนดนโยบายในการปฏิบัติราชการของแผนกธุรการ กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ซึ่งสอดคล้องกับภารกิจของกองฯ ดังนี้

๑.นโยบายการปฏิบัติงาน

กวป.วท.กห. มีนโยบายให้บุคลากรของหน่วย ต้องปฏิบัติงานด้านเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยกำหนดแนวทางการปฏิบัติงานด้านเอกสารไว้ดังนี้
๑) สามารถร่างหนังสือราชการ และทำหนังสือโต้ตอบได้อย่างถูกต้อง ตามระเบียบงานสารบรรณทหาร
๒) สามารถจัดทำวาระการประชุม, บันทึกการประชุม และรายงานการประชุมได้ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ
๓) มีขีดความสามารถในการปฏิบัติงาน ประสานงาน มีมนุษย์สัมพันธ์ และทัศนคติที่ดีต่อการทำงาน
๔) เป็นผู้ที่มีจิตใจที่เสียสละ พร้อมอุทิศตนให้กับงาน
๕) ต้องมีจิตสำนึกในการปฏิบัติงานที่มุ่งเน้นคุณภาพ ปริมาณ และมาตรฐานของผลงาน

๒.นโยบายการรับส่งเอกสารงานธุรการ

นโยบายการ รับ-ส่ง เอกสารนี้ เป็นนโยบายที่แผนกธุรการต้องดำเนินการอย่างเคร่งครัดทุกประการ

การลงทะเบียนรับ

- ลงทะเบียนรับหนังสือ และออกเลขที่รับหนังสือตามรหัสของหน่วยงานภายในที่เกี่ยวข้อง
- อ่าน และพิจารณาแยกเรื่องตามประเภทความเร่งด่วนเพื่อนำเสนอ และดำเนินการ
- เมื่อแฟ้มออกจากผู้อำนวยการกอง และรองผู้อำนวยการกองแล้ว ให้ส่งเรื่องด่วนไปยังเจ้าของเรื่องภายใน ๑๐ นาที หากเป็นเรื่องปกติให้แจกจ่ายให้แล้วเสร็จ ภายใน ๑ วัน

การส่งหนังสือ

-
อ่านและพิจารณาแยกเรื่อง หากเป็นเรื่องด่วนให้แยกแฟ้มเสนอลงนามภายใน ๑๐ นาที นับแต่หนังสือเข้า และดำเนินการส่งให้ผู้เกี่ยวข้องภายใน ๓๐ นาที หากเป็นเรื่องปกติให้แจกจ่ายให้เสร็จภายในวันเดียวกัน
-
เมื่อได้ดำเนินการส่งหนังสือเรียบร้อยแล้ว ต้องประสานงานกับเจ้าของเรื่อง (กรณีหนังสือภายในกอง)
-
การติดตามเรื่องที่ออกจากกองโดยตรงจะต้องตรวจสอบกับผู้รับปลายทางว่าได้รับหรือไม่ ครบจำนวนหรือไม่ (เช่น จดหมายลงทะเบียน หรือ FAX)
-
ขั้นตอนการเสนอเรื่องเพื่อดำเนินการ
-
เมื่อเรื่องออกจากผู้อำนวยการกอง และรองผู้อำนวยการกอง แล้ว ธุรการกอง ต้องนำส่งเอกสารให้เจ้าของเรื่องดำเนินการ
-
เจ้าของเรื่องเซ็นชื่อรับ และดำเนินการต่อไป

๓.การประสานงาน

- การประชุม

• ต้องแจ้งให้ผู้มาประชุมทราบ และส่งเอกสารให้แก่ผู้ที่มาประชุม
• ธุรการกอง ต้องดำเนินการตอบรับการลงทะเบียนเข้าร่วมประชุม

- การเดินทางไปราชการ ให้ดำเนินการดังนี้

๑) ทำหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ (เว้น)
๒) ทำเรื่องยืมเงินไปราชการ
๓) ดำเนินการจองที่พัก
๔) ทำรายงานการเดินทาง (เว้น)
๕) ทำรายงานการประชุม และสัมมนา (เว้น)
๔) การเวียนแจ้งเรื่องเพื่อทราบ และเรื่องประชาสัมพันธ์
๔.๑ ทำการเวียนแจ้งผ่านทาง ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) หรือ กระดานข่าว (Webboard) ของกองฯ
๔.๒ เรื่องด่วนให้แจ้งทราบภายใน ๑ ชั่วโมง
๔.๓ เรื่องทั่วไปให้แจ้งให้ทราบภายใน ๑ วัน
๔.๔ ติดตามผล และรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ
๔.๕ รายงานผลให้แก่เจ้าของเรื่องถึงความก้าวหน้าของงาน

๔.การจัดเก็บ และการค้นหาเอกสาร

จัดเก็บโดยเอกสารต้นฉบับจัดเก็บที่หน่วยธุรการของกอง และสำเนาส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยมีการแยกจัดเก็บตามหมวดหมู่ดังนี้

- หนังสือรับภายใน
๑) หนังสือบันทึกข้อความ
๒) เอกสารการประชาสัมพันธ์
๓) เรื่องเกี่ยวกับการเงิน
๔) เรื่องเกี่ยวกับพัสดุ

- หนังสือรับภายนอก
๑) หนังสือที่รับจากหน่วยงานใน กห.
๒) หนังสือที่รับจากหน่วยงานนอก กห.
๓) หนังสือประชาสัมพันธ์การฝึกอบรมและสัมมนา
๔) หนังสือที่รับเข้าเกี่ยวกับงานการวิจัย /โครงการวิจัย
๕) เรื่องเกี่ยวกับการเงิน
๖) เรื่องเกี่ยวกับพัสดุ

- หนังสือส่งออกภายใน
- หนังสือส่งออกภายนอก
- ขออนุมัติต่างๆ
- ขออนุมัติเดินทางไปราชการ
- คำสั่งกรมฯ / กระทรวง / กองฯ
- ระเบียบ ประกาศ 
- โครงการตามแผนปฏิบัติการ
- การค้นหาหนังสือ
๑. กรณีเรื่องเร่งด่วน ค้นหาหนังสือตามคำร้องขอภายใน ๕ นาที
๒. กรณีเรื่องปกติ ค้นหาหนังสือตามคำร้องขอภายใน ๑๐ นาที

๕. การติดตามเรื่อง

- เรื่องรับเข้ามาต้องดำเนินการติดตามความก้าวหน้า และความสำเร็จของงานเพื่อแจ้งผลการดำเนินงาน ให้ต้นเรื่องเดิมรับทราบ
- เรื่องส่งออกต้องดำเนินการติดตามผลการส่งเอกสารว่าถึงผู้รับปลายทางหรือไม่ และติดตามความก้าวหน้า และความสำเร็จของงาน เพื่อแจ้งผลการดำเนินงานให้กับต้นเรื่องเดิมรับทราบ
- การประสานงานทางโทรศัพท์ และผู้ที่เข้ามาติดต่อประสานงานโดยตรง
๑. เมื่อได้รับการประสานงานจากโทรศัพท์ ให้รีบประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องทันที โดยการแจ้งผ่านโทรศัพท์ภายใน และโทรศัพท์มือถือของผู้เกี่ยวข้อง
๒. แจ้งผลให้แก่เจ้าของเรื่อง หรือหน่วย ที่มาประสานให้ทราบ
๓. ติดต่อประสานงานให้เรื่องดังกล่าวให้แล้วเสร็จโดยทันที

การกำหนดหมวดหมู่เลขรหัสของกองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ

แผนกธุรการ กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ได้แบ่งเลขรหัสของแฟ้มแต่ละกลุ่มงาน / แผนก เพื่อเป็นระบบ และกลไกลในการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพในการบริหารงานธุรการดังนี้
๑.กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม ที่ กห ๐๒๑๕ / เลขลำดับออกหนังสือ
๒.กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ที่ กห ๐๒๑๕.๓ / เลขลำดับออกหนังสือ  
๓.กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ที่ (ฉบับ กวป.ฯ เลขรับของหนังสือเข้า / ปีที่ออกหนังสือ)

คำอธิบาย

- ทุกกอง จะมีทะเบียนคุมเลขรหัสหนังสือ เช่น ที่ กห ๐๒๑๕.๓ / ออกเลขตามลำดับ และ ที่ (ฉบับ กวป.ฯ เลขรับ ๑๙/๕๓)
- กรณีที่เป็นของกรม ที่ กห ๐๒๑๕ / ตามด้วยเลขที่ของกรม
กห = กระทรวงกลาโหม (ที่ กห นี้ ไม่ต้องใส่จุด)
เลข = เลขทะเบียนของกรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม
กห ๐๒๑๕.๓ / =  กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ


งานสารบรรณของทหาร

การปฏิบัติงานสารบรรณ

อาศัยหลัก ๓ ประการ ได้แก่
๑.ระเบียบแบบธรรมเนียมและระเบียบงานสารบรรณ
๒.การปฏิบัติต่อๆ กันมาจนเป็นประเพณีนิยม
๓.นโยบายผู้บังคับบัญชา

ความหมายของหนังสือราชการ

คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ โดยใช้สื่อสารระหว่างส่วนราชการส่วนราชการสื่อสารไปยังหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกสื่อมายังส่วนราชการ รวมทั้งเอกสารที่ทางราชการทำขึ้น เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ตลอดถึงเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ และข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

หนังสือราชการ คือ

๑.หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
๒.หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือ ที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
๓.หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ ( ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทางราชการ และทางราชการรับไว้เป็นหลักฐาน )
๔.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
๕.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตาม กฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ
๖.ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ลักษณะของหนังสือราชการ

๑.ลักษณะเฉพาะทางรูปแบบ

-มีตราครุฑในตำแหน่งที่กำหนด
-มีรูปแบบที่แน่นอน และต้องปฏิบัติตาม
-มีการกำหนดย่อหน้า การเว้นบรรทัดที่แน่นอน

๒.ลักษณะเฉพาะทางเนื้อหา

๒.๑ เนื้อหามักจะมี ๓ ส่วน ส่วนละ ๑ ย่อหน้า

-ย่อหน้าที่ ๑ มักเขียนบอกที่มาที่ไปของเรื่องสั้นๆ
-ย่อหน้าที่ ๒ เขียนบอกความประสงค์ของการสื่อสารครั้งนั้น
-ย่อหน้าที่ ๓ เขียนสรุปและย้ำความเข้าใจ

๒.๒ เนื้อหาสำคัญมักจะอยู่ที่ย่อหน้าที่ ๒

๒.๓ เนื้อหาทั้งหมดต้องเกี่ยวข้องกับเรื่องราชการ มิใช่เรื่องส่วนตัว

ครุฑ

- เป็นสัญลักษณ์แรกสุดที่สื่อว่าเอกสารนั้นเป็นเอกสารทางราชการ
- ไทยได้รับลัทธิเทวราชจากอินเดีย และกษัตริย์ คืออวตารของพระนารายณ์
- ครุฑ เป็นผู้มีฤทธิ์มาก และเป็นพาหนะของพระนารายณ์
- ครุฑมี ๒ ขนาด (ขนาดสูง ๓ ซม. และ ขนาดสูง ๑.๕ ซม.) (วัดจากปลายปีกถึงปลายหาง)

หนังสือราชการมี ๖ ชนิด

๑.
หนังสือภายนอก
มี ๒ ชนิด
๑.
หนังสือภายนอกที่ใช้ภายนอก กห.
• หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี
• เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการภายนอก หรือบุคคลภายนอก
• ใช้กระดาษตราครุฑ
๒.
หนังสือภายนอกที่ใช้ภายใน กห.
๒.
หนังสือภายใน
๓.
หนังสือประทับตรา
๔.
หนังสือสั่งการ
๕.
หนังสือประชาสัมพันธ์
๖.
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานทางราชการ

การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้ากระดาษ

ใช้กระดาษปอนด์ขาว ขนาด เอ ๔ ระยะขอบบน ล่าง หน้า หลัง เหมือนหน้าแรก พิมพ์เครื่องหมายยัติภังค์ (-) ตามด้วยหมายเลขหน้า ที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ด้านบนห่างขอบกระดาษประมาณ ๒ ซม. โดยปกติให้พิมพ์ ๒๕ บรรทัด บรรทัดแรกอยู่ห่างขอบกระดาษด้านบนประมาณ ๔ เซนติเมตร

การกั้นระยะในการพิมพ์

- ในบรรทัดหนึ่งให้ตั้งจังหวะเคาะของพิมพ์ดีดไว้ ๗๐ จังหวะเคาะ
- ให้กั้นระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๓ ซม.
- ตัวอักษรสุดท้ายควรห่างจากขอบกระดาษด้านขวาไม่น้อยกว่า ๒ ซม.
- ถ้าคำสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียวกันได้ให้ใช้เครื่องหมาย (-) ระหว่างพยางค์
- การย่อหน้าให้เว้นระยะห่างจากระยะกั้นหน้า ๑๐ จังหวะเคาะ
- การเว้นบรรทัดจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงของตัวพิมพ์และส่วนต่ำสุดของตัวพิมพ์ไม่ทับกัน

การเว้นวรรค

- การเว้นวรรคโดยทั่วไปเว้น ๒ จังหวะเคาะ
- การเว้นวรรคระยะห่างหัวข้อเรื่องกับเรื่องให้เว้น ๒ จังหวะเคาะ
- การเว้นวรรคในเนื้อหาเรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกันให้เว้น ๑ จังหวะเคาะ ถ้าเนื้อหาต่างกันให้เว้น ๒ จังหวะเคาะ
- การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญและมีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์เครื่องหมาย / ตามด้วยคำต่อเนื่องของข้อความที่ยกไปพิมพ์หน้าใหม่ ตามด้วย ...(จุด ๓ จุด) ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้นๆ โดยปกติให้เว้นระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย ๓ ระยะบรรทัดพิมพ์ และควรมีข้อความเหลือไปพิมพ์หน้าสุดท้ายอย่างน้อย ๒ บรรทัดก่อนพิมพ์คำลงท้าย

คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสือราชการ ต้องสัมพันธ์กับฐานะของผู้รับหนังสือ

๑.พระบรมวงศานุวงศ์

พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว
สมเด็จพระบรมราชินีนาถ
สมเด็จพระบรมราชินี สมเด็จพระบรมราชชนนี สมเด็จพระยุพราช สมเด็จพระบรมราชกุมารี
สมเด็จเจ้าฟ้า
พระบรมวงศ์ชั้นพระองค์เจ้า
พระเจ้าวรวงศ์เธอ (ที่มิได้ทรงกรม) พระอนุวงศ์ พระวรวงศ์เธอ (ที่ทรงกรม)
พระอนุวงศ์ พระวรวงศ์เธอ (ที่มิได้ทรงกรม)
พระอนุวงศ์ ชั้นหม่อมเจ้

๒.พระภิกษุ

ผู้รับหนังสือ
คำขึ้นต้น
คำลงท้าย
สมเด็จพระสังฆราชเจ้า
ขอประทานกราบทูล
ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม
สมเด็จพระสังฆราช
กราบทูล
ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด
สมเด็จพระราชาคณะ
นมัสการ
ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างยิ่ง
รองสมเด็จพระราชาคณะ
นมัสการ
ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างยิ่ง
พระราชาคณะ
นมัสการ
ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง
พระภิกษุสงฆ์ทั่วไป
นมัสการ
ขอนมัสการด้วยความเคารพ

๓.ผู้ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ

ผู้รับหนังสือ
คำขึ้นต้น
สรรพนาม
คำลงท้าย
ประธานองคมนตรี
นายกรัฐมนตรี
กราบเรียน
ข้าพเจ้า กระผม ผม ดิฉัน ท่าน
ขอแสดง
ความนับถือ
อย่างยิ่ง
ประธานรัฐสภา
ประธานสภาผู้แทนราษฎร
ประธานวุฒิสภา
ประธานศาลฎีกา
ประธานศาลรัฐธรรมนูญ
ประธานศาลปกครองสูงสุด
ประธานกรรมการเลือกตั้ง
ประธานกรรมการ
สิทธิมนุษยชน แห่งชาติ
ประธานกรรมการป้องกัน
และปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ

รัฐบุรุษ

ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
อัยการสูงสุด
ประธานผู้ตรวจการแผ่นดิน
หรือผู้ตรวจการแผ่นดิน

๔.ผู้ดำรงตำแหน่งอื่น หรือบุคคลภายนอกทั่วไป

ผู้รับหนังสือ
คำขึ้นต้น
สรรพนาม
คำลงท้าย
ผู้ดำรงตำแหน่งอื่น หรือบุคคลภายนอกทั่วไป
เรียน
ข้าพเจ้า กระผม ผม ดิฉัน ท่าน (กรณีเป็นการรายงานถึงผู้บังคับบัญชาใช้ กระผม หรือ ดิฉัน แล้วแต่กรณี)
ขอแสดงความนับถือ

อ้างถึงประกอบด้วย

- ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
- เลขที่หนังสือ
- วันที่ เดือน ปี พ.ศ. ของหนังสือนั้น

ตัวอย่างการเขียน อ้างถึง

หนังสือภายนอกที่ใช้ภายนอก กห.

- อ้างถึง หนังสือสำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ นร ๐๙๐๔/๑๖ ลงวันที่ ๑๐ มกราคม ๒๕๕๑

หนังสือภายนอกที่ใช้ภายใน กห.

- อ้างถึง หนังสือ ยก.ทบ.(ลับมาก) (ด่วนมาก) ที่ กห ๐๔๐๓/๑๒๔ ลง ๕ มิ.ย.๕๑
- อ้างถึง ระเบียบ ทบ.ว่าด้วยการลา พ.ศ.๒๕๓๖ ลง ๒๙ ม.ค.๓๖

สิ่งที่ส่งมาด้วย

ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น เช่น

๑. สิ่งที่ส่งมาด้วย  เอกสารการสอนชุดวิชาภาษาไทย  จำนวน ๑ ชุด
๒. สิ่งที่ส่งมาด้วย  หนังสือ สบ.ทบ.ที่ กห ๐๔๒๑/๘๑ ลง ๒ ก.ย.๕๑ จำนวน  ๑  ฉบับ

**มากกว่า ๑ แผ่น = ๑ ชุด ๑ แผ่น = ๑ ฉบับ

รักษาราชการแทน

ใช้ในกรณีผู้ดำรงตำแหน่งในส่วนราชการหรือหน่วยใดไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้เป็นครั้งคราว ผู้บังคับบัญชาจะสั่งให้ข้าราชการที่เห็นสมควรรักษาราชการแทนเป็นการชั่วคราวก็ได้

สาระสำคัญ

- ตำแหน่งไม่ว่าง
- ต้องทำเป็นหนังสือ
- ผู้สั่งต้องเป็นผู้มีอำนาจ
(ข้อบังคับ กห. ว่าด้วยการสั่งการและประชาสัมพันธ์ พ.ศ.๒๕๒๗ ข้อ ๑๔)

ทำการแทน

มีได้ ๒ ลักษณะ

๑.ทำการแทนโดยการมอบหมาย
๒.ทำการแทนโดยอัตโนมัติ