หน้าที่ของเจ้าหน้าที่ธุรการ กวป.วท.กห.

 

กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม ได้กำหนดนโยบายในการปฏิบัติงานของแผนกธุรการ กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ซึ่งมีความสอดคล้องกับภารกิจของกอง ฯ ดังนี้

1.นโยบายการปฏิบัติงาน

กวป.วท.กห. มีนโยบายที่จะให้บุคลากรทุกคนของหน่วย จะต้องสามารถปฏิบัติงานด้านเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยได้กำหนดแนวทางการปฏิบัติงานด้านเอกสารดังนี้
1) สามารถร่างหนังสือราชการ และทำหนังสือโต้ตอบหนังสือราชการได้ ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ
2) สามารถจัดทำวาระการประชุม, บันทึกการประชุม และจัดทำรายงานการประชุมได้ และถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ
3) มีความสามารถในการประสานงาน มีมนุษย์สัมพันธที่ดี และทัศนคติที่ดีต่อการทำงาน
4) เป็นผู้ที่มีจิตใจที่เสียสละ พร้อมอุทิศตัวให้กับงาน
5) ต้องมีจิตสำนึกในการปฏิบัติงานที่มุ่งเน้นคุณภาพ และมาตรฐานของผลงาน

2.นโยบายการรับส่งเอกสารงานธุรการ

นโยบายการรับส่งเอกสารนี้ เป็นนโยบายที่แผนกธุรการต้องดำเนินการ ให้เป็นไปตามนโยบายนี้อย่างเคร่งคัดทุกประการ

การลงทะเบียนรับ

- ลงทะเบียนรับหนังสือ และออกเลขที่รับหนังสือตามรหัสของหน่วยงานภายในที่เกี่ยวข้อง
- อ่าน และพิจารณาแยกเรื่องตามประเภทความเร่งด่วนเพื่อนำเสนอ และดำเนินการ
- เมื่อแฟ้มออกจากผู้อำนวยการกอง ฯ และรองผู้อำนวยการกอง ฯ แล้วให้ส่งเรื่องด่วนไปยังเจ้าของเรื่องภายใน 10 นาที หากเป็นเรื่องปกติให้แจกจ่ายให้เสร็จภายใน 1 วัน

การส่งหนังสือ

- อ่านและพิจารณาแยกเรื่อง หากเป็นเรื่องด่วนให้แยกแฟ้มเสนอลงนามภายใน 10 นาที และดำเนินการส่งให้ผู้เกี่ยวข้อง ภายใน 30 นาที หากเป็นเรื่องปกติให้แจกจ่ายให้เสร็จภายในวันเดียวกัน
- เมื่อได้ดำเนินการส่งหนังสือเรียบร้อยแล้ว ต้องประสานงานกับเจ้าของเรื่อง (กรณีหนังสือภายในกอง ฯ)
- การติดตามเรื่องที่ออกจากกอง ฯ โดยตรงจะต้องตรวจสอบกับผู้รับปลายทางว่าได้รับหรือไม่ ครบจำนวนหรือไม่ (เช่น จดหมายลงทะเบียน หรือ FAX)
- ขั้นตอนการเสนอเรื่องเพื่อดำเนินการ
- เมื่อเรื่องออกจากผู้อำนวยการกอง ฯ และรองผู้อำนวยการกอง ฯ แล้ว ธุรการ ฯ ต้องนำส่งเอกสารให้เจ้าของเรื่องดำเนินการ
- เจ้าของเรื่องเซ็นชื่อรับ และดำเนินการ

3.การประสานงาน

- การเดินทางไปราชการ

• ธุรการกอง ฯ ดำเนินการตอบรับการลงทะเบียนเข้าร่วมประชุม
• แจ้ง และมอบเอกสารให้แก่ผู้ที่ได้รับมอบหมายมาประชุมทราบ และให้ดำเนินการดังนี้

1) ทำหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ (เว้น)
2) ทำเรื่องยืมเงินไปราชการ
3) จองที่พัก
4) ทำรายงานการเดินทาง (เว้น)
5) ทำรายงานการประชุม และสัมมนา (เว้น)
4) การเวียนแจ้งเรื่องเพื่อทราบ และเรื่องประชาสัมพันธ์
4.1 ทำการเวียนแจ้งผ่านทาง e-mail หรือ Webboard ของกอง ฯ
4.2 เรื่องด่วนให้แจ้งทราบภายใน 1 ชั่วโมง
4.3 เรื่องทั่วไปให้แจ้งให้ทราบภายใน 1 วัน
4.4 ติดตามผลและรายงานผู้บังคับบัญชา
4.5 รายงานผลให้แก่เจ้าของเรื่องถึงความก้าวหน้าของงาน

4.การจัดเก็บ และการค้นหาเอกสาร

จัดเก็บโดยเอกสารต้นฉบับจัดเก็บที่หน่วยธุรการของกอง ฯ และสำเนาส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยมีการแยกจัดเก็บตามหมวดหมู่ดังนี้

- หนังสือรับภายใน
1) หนังสือบันทึกข้อความ
2) เอกสารการประชาสัมพันธ์
3) เรื่องเกี่ยวกับการเงิน
4) เรื่องเกี่ยวกับพัสดุ

- หนังสือรับภายนอก
1) หนังสือที่รับจากหน่วยงานใน กห.
2) หนังสือที่รับจากหน่วยงานนอก กห.
3) หนังสือประชาสัมพันธ์การฝึกอบรมและสัมมนา
4) หนังสือที่รับเข้าเกี่ยวกับงานการวิจัย /โครงการวิจัย
5) เรื่องเกี่ยวกับการเงิน
6) เรื่องเกี่ยวกับพัสดุ

- หนังสือส่งออกภายใน
- หนังสือส่งออกภายนอก
- ขออนุมัติต่าง ๆ
- ขออนุมัติเดินทางไปราชการ
- คำสั่งกรม ฯ / กระทรวง / กอง ฯ
- ระเบียบ ประกาศ 
- โครงการตามแผนปฏิบัติการ

- การค้นหาหนังสือ
1. กรณีเรื่องเร่งด่วน ค้นหาหนังสือตามคำร้องขอภายใน 5 นาที
2. กรณีเรื่องปกติ ค้นหาหนังสือตามคำร้องขอภายใน 10 นาที

5. การติดตามเรื่อง

- เรื่องรับเข้ามาต้องดำเนินการติดตามความก้าวหน้า และความสำเร็จของงานเพื่อแจ้งผลการดำเนินงาน ให้กับต้นเรื่องเดิมรับทราบ
- เรื่องส่งออกต้องดำเนินการติดตามผลการส่งเอกสารว่าถึงผู้รับปลายทางหรือไม่ และติดตามความก้าวหน้า และความสำเร็จของงาน เพื่อแจ้งผลการดำเนินงานให้กับต้นเรื่องเดิมรับทราบ
- การประสานงานทางโทรศัพท์ และผู้ที่เข้ามาติดต่อประสานงานโดยตรง
1. เมื่อได้รับการประสานงานจากโทรศัพท์ ให้รีบประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องทันที โดยการแจ้งผ่านโทรศัพท์ภายใน และโทรศัพท์มือถือของผู้เกี่ยวข้อง
2. แจ้งผลให้แก่เจ้าของเรื่องที่มาประสานให้ทราบ
3. ติดต่อประสานงานให้เรื่องดังกล่าวให้แล้วเสร็จ

การกำหนดหมวดหมู่เลขรหัสของกองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ

แผนกธุรการ กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ได้แบ่งเลขรหัสของแฟ้มแต่ละกลุ่มงาน / แผนก เพื่อเป็นระบบ และกลไกลในการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพในการบริหารงานธุรการดังนี้
1.กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม ที่ กห 0215 / เลขลำดับออกหนังสือ
2.กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ ที่ กห 0215. 3 / เลขลำดับออกหนังสือ  
3.กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการที่ (ฉบับ กวป.ฯ เลขรับของหนังสือเข้า / ปีที่ออกหนังสือ)

คำอธิบาย

- ทุกกอง จะมีทะเบียนคุมเลขรหัสหนังสือ เช่น ที่ กห 0215.3 / ออกเลขตามลำดับ และ ที่ (ฉบับ กวป.ฯ เลขรับ 19/53)
- กรณีที่เป็นของกรม ที่ กห 0215 / ตามด้วยเลขที่ของกรม
กห = กระทรวงกลาโหม
เลข = เลขทะเบียนของกรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีกลาโหม
กห 0215.3 / =  กองวิเคราะห์และประเมินผลโครงการ