การพูดแบบเสนาธิการ

สธ.๓๐๓ การประชุม และการบรรยายสรุปทางทหาร
นายทหารบกอาวุโส ชุดที่ 31

(พ.อ.ฐิตินันท์ ฯ)

*งานในหน้าที่ร่วมของ ฝอ. – หาและให้ข่าวสาร – ประมาณการ – เสนอแนะ – ทำแผน/คำสั่ง – กำกับดูแล
*งานหลักของ ฝอ. = การคิด การพูด การเขียน (ผบ. -ให้นโยบาย -ฝอ. -ปฏิบัติ -หน่วยรอง)

1.การคิด –เป็นระบบ – มีระเบียบ – เป็นขั้นตอน –มีเหตุผล –มีข้อดีข้อเสีย –คุ้มค่า –ประหยัด –ปลอดภัย –ผลประโยชน์กองทัพและประเทศ –ข้อระมัดระวัง ต้องบริสุทธิ์ใจ, เห็นแก่ประโยชน์ส่วนรวม, ยุติธรรม, มิให้กิเลสบังปัญหา
การคิดอย่างเสนาธิการ -ผบ. WHAT TO DO ? ประมาณสถานการณ์ -ฝอ. HOW  TO  DO ? ประมาณการวัตถุประสงค์ของการคิด -กำหนดนโยบาย -นำนโยบายไปสู่การปฏิบัติ

2.การพูด –สื่อความคิด –แสดงความสามารถ –พูดเก่ง มิใช่เก่งพูด –ไม่พูดมาก
*การพูดอย่างเสนาธิการ – พูดให้เก่ง – พูดให้ดี - มีหลักการ - น่าเชื่อถือ - มีหลักฐานอ้างอิง - มีข้อเสนอแนะ

3.การเขียน -ถ่ายทอดความคิดเป็นตัวหนังสือ -หนังสือราชการ -หนังสือสั่งการของ ผบ. -ร่างวิทยุ -บันทึกรายงานการประชุม -ข้อพิจารณา ฝอ. -บันทึกท้ายหนังสือ/บันทึกเสนอ -รายงานผลการปฏิบัติ -ทำแผน/โครงการ          

การประชุม คือ 2 คนขึ้นไป ร่วมกันปรึกษาหารือ -คิดอย่างมีเหตุผล -มีระเบียบวิธี -ตามสถานที่และเวลาที่กำหนด

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ

- บรรลุวัตถุประสงค์
- เวลา / งบประมาณ  เหมาะสม
- ส่วนใหญ่พอใจ

การเตรียมการประชุม
1.จัดทำแผน
2.เตรียมวาระ ( หัวใจ )
3.หางบประมาณ
4.จัดสถานที่
5.มีสิ่งอำนวยความสะดวก
6.พวกทำเอกสาร
7.งานเตรียมบุคลากร
8.ย้อนตั้งกรรมการ

รูปแบบ/วิธีการประชุม
1.   ประชุมปรึกษาหารือ-ผู้มีความรู้
2.   ประชุมในหน่วยงาน-Meeting
3.   ประชุมเพื่อให้ข่าวสาร-บอกกล่าว
4.   ประชุมทางวิชาการ-การค้นคว้า
5.   ประชุมใหญ่-มอบนโยบาย
6.  ประชุมแบบซินดิเคต-ศึกษาเป็นคณะ
7.  ประชุมเชิงปฏิบัติการ-มีการปฏิบัติ
8.  ประชุมสัมมนา-เสนอผลงานการค้นคว้า
9.  การอภิปรายกลุ่ม-ไม่เป็นทางการ
10.  การอภิปรายเป็นหมู่คณะ-มีผู้ดำเนินรายการ
11.  การระดมพลังสมอง-ระดมความคิด, ต้องการความคิดริเริ่ม
12.  การสัมภาษณ์-ถาม ตอบ
           การดำเนินการประชุม -เปิดการประชุม -ควบคุมการประชุม -สรุปใจความสำคัญ -ปิดประชุม
           ติดตาม/ประเมินผลการประชุม    -ติดตามผลฯ ความถูกต้อง/คืบหน้า          -ทำรายงานฯ บันทึกเป็นหลักฐาน
-ประเมินผลฯ (วัตถุประสงค์, การเตรียมการฯ, การดำเนินการฯ, ข้อเสนอ)
           พูดได้ : พูดไม่รู้เรื่อง -พูดมาก -พูดน้อย -พูดขาดพลัง -พูดทางลบ -พูดเอาแต่ใจตัวเอง -พูดไม่เข้าหู
           พูดเป็น : พูดเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย -ฟังแล้วน่าเชื่อถือ -ฟังแล้วถูกใจ -ฟังแล้วสบายใจ -บรรลุวัตถุประสงค์
           นักบรรยายสรุปที่ดี :  1. ลำดับความคิดได้ดี 2. ประเมินเป้าหมาย 3. เตรียมการดี
4. พูดมีจังหวะจะโคน/เสียงสูง-ต่ำ/หนัก-เบา 5. สังเกตปฏิกิริยาผู้ฟังได้ขณะที่พูด

*การบรรยายสรุปทางทหาร มี ๔ แบบ คือ  (การบรรยายสรุป - *ลักษณะ 4 ดี คือ น้ำเสียง, เนื้อหา, ภาษา, ท่าทาง)
๑.การบรรยายสรุปข่าวสาร -เพื่อให้ผู้ฟังทราบข่าวสารและเข้าใจ -เร่งด่วนสูง, สับสน, ขัดแย้ง -ข้อเท็จจริง(สำคัญ)
๒.การบรรยายสรุปเพื่อให้ได้ข้อตกลงใจ -เพื่อให้ได้คำตอบ/ข้อตกลงใจ -เหมือนจัดทำข้อพิจารณาของ ฝอ.ด้วยวาจา
๓.การบรรยายสรุปภารกิจ -ใช้ในทางยุทธการ  เพื่อมอบภารกิจฯ -เป็นการเพิ่มเติม “คำสั่ง”ในรายละเอียด
๔.การบรรยายสรุปของ ฝอ. -เพื่อให้เกิดการประสานงาน -แลกเปลี่ยนข่าวสาร, แถลงข้อตกลงใจ, สั่งการ/ให้แนวทาง

เทคนิคในการบรรยายสรุป
ขั้นที่ 1 การศึกษาสถานการณ์  -ผู้เข้าฟัง -ความมุ่งหมาย -เวลาที่มี -สิ่งอำนวยความสะดวก -การเตรียมการ/ซักซ้อม
ขั้นที่ 2 การเตรียมคำบรรยายสรุป  - รวบรวมข่าวสาร - ทำความเข้าใจเรื่องที่บรรยาย - กำหนดหัวข้อสำคัญ
-เรียบเรียงหัวข้อสำคัญ -หาข้อมูลสนับสนุน -เลือกทัศนูปกรณ์ -เตรียมคำบรรยาย(3 ส่วน คือ หัวเรื่อง ตัวเรื่อง ท้ายเรื่อง)
ขั้นที่ 3 การบรรยายสรุป  -บรรยายไปตามหัวข้อ -กล่าวนำ/สรุป ให้กะทัดรัด -การตอบคำถาม ควรยกตัวอย่าง
-ให้เหตุผลอย่างเหมาะสม/ให้ข้อคิดเห็น / วาดภาพของปัญหาที่จะมี -ใช้ลักษณะ 4 ดี (น้ำเสียง เนื้อหา ภาษา ท่าทาง)
-ข้อควรคำนึง ต้องสั้น, ชัดเจน, ถูกต้อง, ตรงใจ, มีบุคลิกภาพ
ขั้นที่ 4 การปฏิบัติภายหลังการบรรยายสรุป  - บันทึกหลักฐานอย่างย่อ
- บันทึกข้อเสนอ การอนุมัติ/ไม่อนุมัติ/คำสั่ง คำชี้แจง - แจกจ่ายไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง

*เทคนิคการใช้เครื่องช่วยฯ - การใช้ไม้ชี้ - การใช้กระดาษจดย่อ(โน้ต-Note) - การใช้แผ่นใส / เครื่องฉาย
*๑.การใช้ไม้ชี้ - ใช้วัสดุแข็ง - ชี้ตรงเป้าหมาย - ชี้ที่ปลายข้อความด้านใกล้ - ไม่ชี้คำต่อคำ เน้นข้อความได้
- ชี้ตรงจุด ไม่วนรอบเป้าหมาย - เมื่อไม่ใช้ให้เก็บ หรือ วางไว้ - ซักซ้อม “ผู้ช่วยชี้” ให้ตรงกับที่พูด
*๒.การใช้กระดาษจดย่อ (Note) - พึงระวัง หน้าตา / ท่าทาง - ใช้การ์ด หรือ แผ่นกระดาษ - เขียนเฉพาะใจความสำคัญ
- เขียนตัวอักษรที่ชัดเจน ตัวโตกว่าปกติ - เน้น (Highlight) ข้อความสำคัญ - แสดงถึงการเตรียมการ/ไม่ต้องกังวล
*๓.การใช้แผ่นใส/เครื่องฉาย  - ต้องไม่เก่า หรือ พร่ามัว - ได้ความคิดรวบยอด เพียงหนึ่งเดียว
- ควรใช้ข้อความไม่เกิน 9 บรรทัด - ควรใช้ไม่เกิน  32 แผ่น/ชม.

หัวข้อการประเมิน ฯ
* น้ำเสียง   - จังหวะการพูด / โทนเสียง
*  เนื้อหา    - เตรียมการ/เครื่องช่วย    - เริ่มเรื่อง/ดำเนินเรื่อง/สรุปจบ/มุ่งวัตถุประสงค์/ลำดับประเด็น/เวลากระชับ
*  ภาษา      - ถ้อยคำ / เข้าใจได้ง่าย    - อักขระ / ควบกล้ำ
*  ท่าทาง    - ความสง่า / สีหน้า / หน้าตา  - สายตา / การใช้มือประกอบ